Jana wird auf dem Rechner installiert, der mit dem Internet verbunden ist. Der Name von Jana ist die IP-Adresse des Rechners. Mit dieser Adresse spricht Outlook Jana an.

Im Jana trägst Du die POP3 und SMTP Servernamen von Deinem Internet-Service Provider ein. Jana erledigt dann das Abholen und Versenden der Mail über Deinen Provider.

Zusätzlich erstellst Du im Jana Postfächer für jeden Benutzer. Die Namen für diese Postfächer sind die E-Mail-Adressen beim Internet-Service-Provider.

Wenn Jana Post abholt, legt er sie in das Postfach des Benutzers. Hier holt Outlook sie dann ab.

Im Outlook wird bei jedem User als POP3 und SMTP Server Jana eingetragen. Also die IP-Adresse des Rechners auf dem Jana installiert ist.

Du möchtest einem Kollegen eine E-Mail schicken. Dazu trägst Du im Feld An die E-Mail-Adresse Deines Kollegen ein und klickst auf Senden.

Outlook schickt diese Mail an Jana. Jana "sieht", das er ein Postfach mit der E-Mail-Adresse Deines Kollegen hat und legt die Mail in dieses Fach. Sollte Jana für die E-Mail-Adresse kein Postfach haben, sendet er die Mail an den Internet-Service-Provider. Wenn jetzt Dein Kollege mit seinem Outlook die Mail bei Jana abruft, erhält er Deine Mail.

Umgekehrt geht es ebenso. Dein Kollege sendet an Deine E-Mail-Adresse. Jana legt die Mail in Dein Postfach. Dein Outlook holt sie dort ab.