MS-Outlook-2000/2 Regelmäßiger Bericht
Das vergesse ich nie wieder

Es zählt zu Deinen Aufgaben, Deinem Chef regelmäßig einen Bericht über Deine Tätigkeiten zuzusenden? Du vergisst es schon einmal? Lasse es Outlook automatisch für Dich erledigen. Erstelle eine Serien-Aufgabe die, wenn sie als erledigt markiert wird, eine Mail generiert. In dieser Mail ist der Empfänger, der Betreff und der Text bereits eingetragen. Die Datei, die den Bericht enthält, ist schon eingefügt.

Die Schritte im Einzelnen

Du findest hier ein bereits vorbereitetes Aufgabenformular. Lade es Dir herunter. Klicke dazu auf das Icon Download Aufgabenformular. Speichere das Formular auf Deiner Festplatte.

DownloadDownload Aufgabenformular


Anpassen des Formulars

In dem Formular befindet sich ein Script. Dieser Script muss für Deine Zwecke angepasst werden. Keine Sorge: Es ist kein Hexenwerk. Führe folgendes durch:

Aufzählung Doppelklick auf das Formular im Windows Explorer
Aufzählung Klicke im Menü des Formulars Extras
Aufzählung Wähle Formulare und dann Dieses Formular entwerfen
Aufzählung Du befindest Dich nun im Entwurfmodus.
Aufzählung Klicke im Menü Formular und wähle Code anzeigen

Der Script-Editor wird gestartet und zeigt diesen Code...

Sub Item_PropertyChange(ByVal Name)
     Select Case Name
     Case "Status"
          if Item.Status = 2 then '2 = Completed
          Set NewItem = Application.CreateItem(0)
          NewItem.To = "empfaenger@email.de"
          NewItem.Recipients.ResolveAll
          NewItem.Subject = "Dies ist mein Bericht"
          NewItem.Body = "Hallo Chef, hier ist mein Bericht"
          NewItem.Attachments.Add "C:\Eigene Dateien\Test.doc"
          NewItem.Display
             'NewItem.Send
          End IF
End Select
End Sub

Der blau markierte Text muss von Dir angepasst werden. Es handelt sich um die E-Mail-Adresse, den Betreff, den Text und den Pfad zur Datei die eingefügt werden soll.

Vor der Zeile NewItem.Send befindet sich ein Hochkomma. Wenn die Mail sofort versendet werden soll, muss dieses Hochkomma entfernt werden. Dafür muss in der darüber liegenden Zeile NewItem.Display ein Hochkomma an gleicher Stelle eingefügt werden.

Schließe mit Datei Schließen den Script Editor.


Veröffentlichen des Formulars

Um das Formular zu verwenden, muss es veröffentlicht werden.

Aufzählung Klicke im Menü des Formulars Extras
Aufzählung Wähle Formulare und dann Formular veröffentlichen
Aufzählung Stelle im Feld Suchen in: den Ordner Aufgaben ein
Aufzählung Vergebe im Feld Angezeigter Name einen Namen, z.B. Erinnerung
Aufzählung Klicke den Button Veröffentlichen
Aufzählung Schließe mit Datei Schließen das Formular
Aufzählung Beantworte die Frage Änderungen speichern? mit Nein

Das Formular ist veröffentlicht und kann nun verwendet werden.


Verwenden des Formulars
 
Aufzählung Rufe im Outlook den Ordner Aufgaben auf
Aufzählung Klicke im Menü Aktionen
Aufzählung Wähle den neuen Menüpunkt Neu: Erinnerung

Erstelle eine Serien-Aufgabe mit Erinnerung. Wenn die Erinnerung erfolgt, markiere die Aufgabe als Erledigt. Die Mail wird generiert und eine neue Aufgabe wird erstellt.


Update: 21.01.03
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