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Wir sind ein kleines Team.
Besprechungen gehören zur Tagesordnung. Es ist immer
wieder schwierig, einen Termin zu finden, an dem alle
Teilnehmer verfügbar sind. Wie kann ich schnell einen
freien Zeitraum ermitteln? |
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Der Zeitplan (Team-Kalender) Ein Zeitplan zeigt die Terminbelegung
aller Team-Mitglieder übersichtlich in einem Fenster an. So kann man
auf einen Blick sehen, ob alle Personen zu einem geplanten
Termin verfügbar sind. |
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| Erstellen von Zeitplänen unter
Verwendung der Free/Busy Informationen. Du kannst Deine
freien und gebuchten Zeiträume veröffentlichen, die dann anderen
Personen in einer Besprechungsanfrage oder einem
Gruppenkalender, dem Sie angehören, angezeigt werden. Indem Du
diese Personen anregst, ihre Zeitpläne ebenfalls zu
veröffentlichen, gestaltet sich die Koordination von Terminen
einfacher und effektiver. |
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Wo werden die freien und gebuchten Zeiträume veröffentlicht?
Erstelle auf dem Server ein Verzeichnis für die Aufnahme der
Frei/Gebucht-Informationen. Alle Team-Mitglieder veröffentlichen
in diesem Verzeichnis ihren Kalender. Alle müssen Schreib- und Leserechte
haben. Falls kein Netzwerk zur Verfügung steht, kann auch der
Microsoft Office Internet Frei/Gebucht Service verwendet werden.
Hier wird der Vorgang für ein Intranet (Netzwerk) beschrieben.
Microsoft Office Internet Frei/Gebucht Service |
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Wie veröffentliche ich meine Frei/Gebucht Informationen?
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Klicke im Menü Extras und wähle
Optionen. |
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Wähle den Tab Einstellungen. |
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Klicke auf den Button Kalenderoptionen. |
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Klicke auf den Button Frei/Gebucht-Optionen. |
Markiere Veröffentlichen unter und trage den Link zum Verzeichnis
auf dem Server in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\raddatz.vfb
Die Dateiendung für Free/Busy Dateien ist *.vfb
Trage im Feld Suchen unter den Link zum Verzeichnis auf dem Server
in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\
Bestimme dann noch unter Optionen, für welchen Zeitraum und
wie oft die Frei/Gebucht Informationen veröffentlicht werden sollen.
Im Menü Extras 
Senden/Empfangen findest Du nun den neuen Punkt
Frei/Gebucht-Informationen. Einen Klick auf diesen Punkt und Deine
Informationen sind veröffentlicht.
Diese Einstellungen müssen im Outlook bei allen Team-Mitgliedern
gemacht werden. Alle Personen müssen ihre Frei/Gebucht-Informationen
veröffentlichen. |
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Einrichten von Kontakten aller Team-Mitglieder. Erstelle in Deinem
Kontakte-Ordner für alle Team-Mitglieder einen Kontakt.
Damit Outlook die Frei/Gebucht-Informationen des Team-Mitgliedes findet,
muss der Pfad zu den Informationen in den Kontakt eingetragen werden.
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Öffne den Kontakt des Team-Mitgliedes. |
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Wähle den Tab Details. |
Trage im Feld Internet Frei/Gebucht - Adresse den Link zu den
Informationen in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\raddatz.vfb
Nun weiß Outlook, in welcher Datei sich die Frei/Gebucht-Informationen
der jeweiligen Person befinden. |
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Was ist noch zu beachten? Du kannst Deine Kollegen mit einer
E-Mail zu einer Besprechung einladen. Bei dieser E-Mail wird ein
besonderes Formular verwendet. In diesem Formular befinden sich
Buttons wie Angenommen, Abgelehnt oder Mit Vorbehalt.
Damit das funktioniert, muss die Mail im RTF-Format gesendet werden.
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Öffne den Kontakt des Team-Mitgliedes. |
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Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse. |
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Wähle Eigenschaften. |
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Stelle im Feld Internetformat:
Im Outlook-Rich-Text-Format senden ein. |
Damit sind alle Vorbereitungen zum Erstellen von Zeitplänen
erledigt. |
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Wie erstelle ich einen Zeitplan?
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Klicke im Menü Aktionen. |
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Wähle Gruppenterminpläne ermitteln... |
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Klicke den Button Neu. |
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Vergebe einen Namen für den Zeitplan. |
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Klicke den Button OK |
Füge mit dem Button Weitere einladen die Mitglieder des Zeitplanes
hinzu. Unter dem Button Optionen werden die Frei/Gebucht-Informationen
aktualisiert. |
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Suche nun in der Übersicht einen Zeitraum, an dem alle
Team-Mitglieder verfügbar sind. Markiere diesen Zeitpunkt. Mit
dem Button Besprechung einberufen kannst Du dann alle Personen zur
Besprechung einladen. |
